Le autorità fiscali danesi hanno segnalato un numero crescente di richieste di rimborso IVA presentate con documentazione incompleta o non conforme, situazione che comporta ritardi nell’elaborazione delle pratiche e nell’erogazione dei rimborsi.
Per agevolare la gestione della domanda e ridurre i tempi di lavorazione, è fondamentale predisporre correttamente tutta la documentazione richiesta.
Documentazione valida per il rimborso IVA
Ai fini del rimborso sono accettati esclusivamente:
- Fatture complete, contenenti tutti i dati obbligatori del fornitore e del cliente.
- Scontrini e ricevute fiscali semplificate, ammessi esclusivamente per spese aziendali fino a DKK 3.000 (IVA inclusa).
Per importi superiori è obbligatoria una fattura completa intestata all’azienda.
Documentazione non accettata
Salvo espressa richiesta dell’Amministrazione fiscale danese, non devono essere allegati:
- prove di pagamento o estratti conto bancari;
- conferme d’ordine o e-mail commerciali;
- documenti che non riportano l’IVA esposta separatamente.
Corretta intestazione delle fatture
Le fatture devono essere intestate esclusivamente alla società richiedente il rimborso.
Non sono considerate valide le fatture intestate a:
- altre società del gruppo;
- partner commerciali;
- soggetti terzi.
Per le spese di hotel e soggiorno, la fattura deve essere intestata direttamente all’azienda.
Requisiti essenziali della fattura
Ogni documento deve riportare obbligatoriamente:
- data di emissione;
- numero progressivo della fattura;
- dati completi del fornitore (nome, indirizzo e VAT Number danese);
- dati completi del cliente (ragione sociale e indirizzo);
- descrizione chiara dei beni o dei servizi acquistati;
- imponibile;
- aliquota IVA applicata (25%) e relativo importo dell’IVA.
Spese non rimborsabili in Danimarca
Occorre prestare particolare attenzione ad alcune tipologie di spesa che prevedono limitazioni o esclusioni dal rimborso:
- Autovetture (categoria M1): IVA non detraibile sia sull’acquisto sia sui costi di gestione.
- Ristorazione: IVA rimborsabile nei limiti previsti dalla normativa danese.
- Spesa alimentare presso supermercati: IVA non rimborsabile.
- Pedaggio del Ponte Øresund: il rimborso deve essere richiesto in Svezia e non in Danimarca.
Tempi di elaborazione delle richieste
I tempi medi di gestione sono:
- Aziende dell’Unione Europea: fino a 4 mesi;
- Aziende extra UE: fino a 8 mesi.
Presentare una documentazione completa, correttamente compilata e conforme ai requisiti richiesti consente di ridurre sensibilmente i tempi di elaborazione della pratica ed evitare richieste di integrazione da parte dell’autorità fiscale.
Hai bisogno di assistenza?
Il nostro team è a disposizione per supportare le aziende nella verifica della documentazione e nella predisposizione delle richieste di rimborso IVA in Danimarca, aiutando a prevenire gli errori più frequenti e a rendere più rapido l’iter di rimborso.
